Paso 1: Ingresar al Sistema de Nómina

Primero debemos ingresar al sistema de Nómina de eFactory colocando nuestro usuario y contraseña en la pantalla inicial de eFactory, luego presionaremos el botón de Iniciar Sesión y seleccionaremos el sistema de Nómina, Empresa y Sucursal de la Empresa y hacemos clic en el botón .

Paso 2: Seleccionar la opción de Conceptos

a. Al ingresar en el sistema debemos seleccionar el módulo Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Conceptos.

Paso 3: Agregar un nuevo Concepto

Luego de haber seleccionado la opción de Conceptos se muestra la pantalla donde registraremos el nuevo Concepto.

El nuevo Concepto de Nómina puede crearlo de 2 formas:

a. Presionando el botón en el formulario de Conceptos para crear un concepto desde cero.

b. Duplicando un Concepto existente, para llenar solo los campos escenciales.

Para esto debe seleccionar el Concepto que desea duplicar, hacer clic en la pestaña Avanzado y presionar el botón .

Paso 4: Llenar los campos escenciales del Concepto

Al pulsar el botón el formulario de Conceptos cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos.

Algunos de los campos del fomulario de Conceptos son opcionales. Los campos esenciales que deben llenarse para poder crear el Concepto son:

a. En la sección de Datos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres. Es preferible usar la nomenclatura básica del sistema, Conceptos de Asignación empiezan por A o B, de Deducción por D o E, de Retención por R.
• Nombre.
• Tipo: Asignación, Deducción o Retención.
• Clase: Corresponde al momento que que se ejecutará el concepto, en este caso se debe usar la opción Normal.
• Clase de Concepto: Se utiliza para dar una descripción básica del concepto (Asignaciones Fijas, Asignaciones Especiales, Deducciones por Horas...).
• Concepto de Ingreso/Egreso: Concepto de Movimiento del que se tomará la Cuenta Contable al contabilizar la nómina.

b. En la sección Usado en debemos activar las casillas de los cálculos que afectará el concepto.

• Acumulados: Se utiliza para indicar si el concepto se tomará como salario devengado.
• Prestaciones: Para indicar si el concepto se tomará como devengado para cálculo de Prestaciones Sociales.
• Utilidades: Para indicar si el concepto se tomará como devengado para cálculo de Utilidades.
• Vacaciones: Para indicar si el concepto se tomará como devengado para cálculo de Vacaciones.

c. En la sección de Programación LIF debemos escribir en el campo Valor, la función con la que el concepto tomará el monto que se pagará en la nómina. Este valor se puede obtener y calcular de varias formas, pero las 3 principales son:

• mObtenerConstanteLocal(""): Nos permite consultar el valor una Constante Local. Debe indicar el código de la Constante Local entre las comillas de la función.
• mObtenerCampo(""): Nos permite obtener el valor de un campo asignado al trabajador. Debe indicar el código del Campo de Nómina entre las comillas de la función.
• mConcepto(""): Nos permite obtener el Valor de un concepto de la nómina del trabajador. Debe indicar el código del Concepto entre las comillas de la función.

Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo Concepto.

Paso 5: Agregar una nueva Constante Local (Opcional)

Para asignar el valor que utilizará el concepto de nómina, puede ser necesario crear una nueva Constante Local. El valor que se asigne a esta se aplicará a todos los trabajadores. Para esto debemos:

a. Seleccionar el módulo Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Constantes Locales.

b. Luego de haber seleccionado la opción de Constantes Locales se muestra la pantalla donde presionaremos el botón .

c. Al pulsar el botón el formulario de Constantes Locales cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres. Es preferible usar el mismo código del concepto en el que se usará la constante.
• Nombre.
• Clase: Corresponde al momento en que se ejecutará el concepto, en este caso se debe usar la opción Normal.
• Tipo: Numérico, Caracter, Lógico, Fecha, Memo.
• Valor: Monto que se asignará al trabajador o se usará en los cálculos del Concepto de Nómina.

Por último debemos presionar el botón para guardar la nueva Constante Local.

Paso 6: Agregar un nuevo Campo de Nómina (Opcional)

Para asignar el valor que utilizará el concepto de nómina, puede ser necesario crear un nuevo Campo de Nómina. Este permite asignar un valor diferente para cada trabajador. Para esto debemos:

a. Seleccionar el módulo Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Campos de Nómina.

b. Luego de haber seleccionado la opción de Campos de Nómina se muestra la pantalla donde presionaremos el botón .

c. Al pulsar el botón el formulario de Campos de Nómina cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres. Es preferible usar el mismo código del concepto en el que se usará la constante.
• Nombre.
• Tipo: Caracter, Numérico, Fecha, Lógico, Memo.
• Uso: Seleccione Ocacional para registrar un valor constante al trabajador (Como el Sueldo Mensual) o seleccione Frecuente si el valor que se asigne al trabajador se reestablecerá a cero despues de cada nómina (Como las Horas Extra).
• Guardar Histórico: Active esta casilla para guardar un histórico de los valores que se le han asignado al trabajador en este campo. Esta casilla es necesaria para reestablecer el valor del campo si se reversa una nómina.

Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo Campo de Nómina.

Paso 7: Agregar un nuevo Grupo de Conceptos (Opcional)

Para utilizar un concepto de nómina, puede ser necesario crear un nuevo Grupo de Conceptos. Este se utiliza para indicar los conceptos que se utilizarán en los contratos de nómina. Para esto debemos:

a. Seleccionar el módulo Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Grupo de Conceptos.

b. Luego de haber seleccionado la opción de Grupo de Conceptos se muestra la pantalla donde presionaremos el botón .

c. Al pulsar el botón el formulario de Grupo de Conceptos cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres.
• Nombre.

Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo Grupo de Conceptos.

Paso 8: Asignar el Concepto a un Grupo de Conceptos

Despues de crear un nuevo Concepto de Nómina, es necesario asignarlo a un Grupo de Conceptos para que pueda generarse en los recibos de pago. Para esto debemos:

a. Al seleccionar la Grupo de Conceptos procedemos a hacer clic en la pestaña Avanzado.

b. Al abrir la pestaña Avanzado debemos presionar el botón .

c. Después de haber presionado el botón se abrirá el formulario de Agrupación de Conceptos en el que debemos asignar el nuevo concepto, de la lista de Conceptos Disponibles a la de Conceptos Asignados. Para esto debemos seleccionar el concepto en la lista de Conceptos Disponibles y pulsar el botón

d. Después de haber asignado el Concepto a la lista de Conceptos Asignados, debemos hacer clic en el botón para guardar la asignación.

Paso 9: Asignar el Campo de Nómina a un Grupo de Conceptos

Así como los Conceptos de Nóminas se asignan a los Grupos de Conceptos, es necesario asignar también los Campos de Nómina a un Grupo de Conceptos para que puedan manejarse en la nómina. Para esto debemos:

a. Presionar el botón , estando en la pestaña Avanzado del formulario Grupo de Conceptos.

b. Después de haber presionado el botón se abrirá el formulario de Agrupación de Campos en el que debemos asignar el Campo de Nómina, de la lista de Campos Disponibles a la de Campos Asignados. Para esto debemos seleccionar el campo en la lista de Campos Disponibles y pulsar el botón

c. Después de haber asignado el Campo de Nómina a la lista de Campos Asignados, debemos hacer clic en el botón para guardar la asignación.

Paso 10: Agregar un nuevo Contrato (Opcional)

Para asignar un concepto de nómina a un trabajador, puede ser necesario crear un nuevo Contrato. Este se utiliza para generar los recibos de nómina y en él se pueden asignar varios Grupos de Conceptos. Para esto debemos:

a. Seleccionar el módulo Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Contratos.

b. Luego de haber seleccionado la opción de Contratos se muestra la pantalla donde presionaremos el botón .

c. Al pulsar el botón el formulario de Contratos cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres.
• Nombre.
• Tipo: Semanal, Quincenal, mensual, Trimestral, Anual.
• Calendario: En este debe seleccionar un calendario del que la nómina leerá los días de Descanso y Feriados.
• Inicio: Fecha de inicio del período del contrato.
• Fin: Fecha de fin del período del contrato.
• Generación Libre: Esta casilla debemos marcarla si queremos que con el nuevo Contrato se generen recibos de nómina para todos los trabajadores sin importar el contrato asignado a los mismos.

Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo Contrato.

Paso 11: Asignar el Grupo de Conceptos a un Contrato

Al momento de crear un nuevo Grupo de Conceptos, es necesario asignarlo a un Contrato para que los conceptos del grupo puedan generarse en la nómina. Para esto debemos:

a. Presionar el botón , estando en la pestaña Avanzado del formulario Contratos.

b. Después de haber presionado el botón se abrirá el formulario de Contratos y Grupos de Conceptos en el que debemos asignar el Grupo de Conceptos, de la lista de Grupos de Conceptos Disponibles a la de Grupos de Conceptos Asignados. Para esto debemos seleccionar el Grupo de Conceptos en la lista de Grupos de Conceptos Disponibles y pulsar el botón

c. Después de haber asignado el Grupo de Conceptos a la lista de Grupos de Conceptos Asignados, debemos hacer clic en el botón para guardar la asignación.