En resumen, la configuración consiste en:

• Definir los Contratos de Nómina que se usarán para el pago de sueldos y salarios de los trabajadores, y para otros pagos ocasionales (vacaciones, intereses sobre prestaciones...).
• Definir los Grupos de Conceptos y Conceptos de Nómina que componen a los contratos.
• Registrar a los Trabajadores y asignarles el contrato de sueldos y salarios asociado al mismo.

En este artículo sólo nos concentraremos en la generación de la nómina, y dejaremos para una próxima entrada los detalles del proceso de implantación y configuración.

Paso 1: Ingresar al Sistema.

Primero debemos ingresar al sistema de Nómina de eFactory colocando nuestro usuario y contraseña en la pantalla inicial de eFactory, luego presionaremos el botón de "Iniciar Sesión" y seleccionaremos el sistema de "Nómina", Empresa y Sucursal de la Empresa y procedemos a presionar el botón

Paso 2: Seleccionar la opción Trabajadores.

Después de haber ingresado a eFactory Nómina debemos seleccionar el módulo "Nómina" y al desplegar la sección de "Actualizaciones" seleccionaremos la opción de Trabajadores.
Cuando un nuevo trabajador se registra en la empresa es necesario cargarlo en el formulario de Trabajadores, que se encuentra en el Módulo de Nómina.

Paso 3: Completar formularios necesarios para generar Recibo de Nómina

Para la generación de los Recibos de Nómina los datos más importantes de trabajadores son:

• El Nombre y la Cédula de Identidad (o número de documento de identificación primario según el país), ya que estos son necesarios para la identificación del trabajador en los recibos de nómina y otros documentos que se emitirán a su nombre.
• La fecha de nacimiento y el sexo, necesarios para algunos cálculos en conceptos de nómina, como el cálculo de la fecha de jubilación.
• El estado civil, para la aplicación de fórmulas o montos que se vean afectados por esto.
• El código del contrato asociado al trabajador: el contrato es el que define la frecuencia con la cual el trabajador recibe su sueldo, y cuales conceptos de nómina se aplicarán en la generación del recibo.
• La fecha de ingreso, ya que esta es la base para los cálculos que tienen que ver con la antigüedad del trabajador, como por ejemplo los días adicionales de vacaciones, bono vacacional, liquidación, etc. Con respecto a esto último, la fecha de salida del trabajador solo se coloca en esta pantalla de forma referencial, ya que la salida del mismo solo se da cuando se registra un Documento de Liquidación asociado al trabajador.

Paso 4: Los Contratos de Nómina

En eFactory Nómina usamos una entidad llamada Contrato de Nómina que representa los conjuntos de conceptos de asignaciones, deducciones, retenciones y otros cálculos que se realizan a los trabajadores, ya sea de forma regular (como el sueldo) o esporádica (como las vacaciones o la liquidación).

Así, podemos considerar que los contratos están divididos en dos grandes categorías:

• Contratos de Sueldos y Salarios: son los que representan la remuneración regular que recibe el trabajador por su trabajo realizado en la empresa. Al registrar a los trabajadores debe asignárseles uno de los contratos que vienen precargados en el sistema (o crear nuevos contratos) según le corresponda.
  Por ejemplo: a los empleados de administración les correspondería el contrato "01 - Empleados", que viene configurado para pagar sueldos quincenales; por otro lado el personal de mantenimiento o producción, que reciba un salario semanal, podría tener asignado el contrato "02 - Obreros"; los gerentes y otro personal directivo podría tener asignado el contrato "03 - Directores" que es de tipo mensual y por defecto incluye las retenciones de ISLR.
  Se puede crear tantos contratos como se requiera para agrupar a los trabajadores debidamente.
• Contratos de Generación Libre: estos son usados para hacer otros pagos de ley, como el cálculo de vacaciones, pago de intereses sobre prestaciones sociales, utilidades de fin de año, etc. Estos contratos no se asocian directamente a los trabajadores, si no que al generar el contrato se indica para cuales trabajadores se aplicarán.

Los contratos solo requieren algunos campos para funcionar. El primero es el Tipo, que indica la frecuencia con la que se aplica el contrato, aunque al momento de generar el contrato se puede cambiar las fechas de Inicio y Fin manualmente. El Calendario se usa para indicar los días laborables y festivos del contrato, pudiendo asignarse un calendario para empleados que trabajen de lunes a viernes y otro para quienes trabajen de martes a sábado, por ejemplo. Para los contratos de sueldos y salarios la casilla Generación Libre se deja sin marcar, indicando que el contrato solo se aplicará a los empleados que lo tengan asignado.
Adicional a los campos del contrato, éste debe tener asignados los Grupos de Conceptos que componen al contrato, y cada uno de estos grupos debe tener asignados los Conceptos de Nómina y Campos de Nómina que serán utilizados por el mismo.

Paso 5: Documentos del Trabajador

La generación de una nómina debe tomar en cuenta si el trabajador está de vacaciones o de permiso, o si está por terminar su relación con la empresa, o si ha solicitado un préstamo a la misma. Estas situaciones son registradas en eFactory Nómina mediante los siguientes documentos:
Vacaciones: Indican inicio y fin de las vacaciones de un empleado. Estas son consideradas en los contratos de sueldos y salarios, ya que los días de vacaciones no entran entre los días de sueldo regular; por otro lado, el contrato "91 - Vacaciones" solo se aplicará a trabajadores que tengan un documento de Vacaciones creado para el periodo a generar.

Paso 6: Documento de permiso de un trabajador

Permisos y Reposos: Son dos documentos muy similares, que representan la ausencia del trabajador por uno o más días, e indica las condiciones que dieron lugar a la ausencia. Este es usado en los contratos de sueldos y salarios cuando la ausencia no es remunerada o justificada, y esto implique una deducción en el sueldo a pagar.

Paso 7: Documento de liquidación de un trabajador

Liquidaciones: Cuando un trabajador termina su relación laboral con la empresa se registra un documento de Liquidación. Este indica la fecha en que la liquidación se hará efectiva, y es usada por los contratos de sueldos y salarios para limitar los pagos hasta esa fecha. Adicionalmente, este documento es usado por el contrato "92 - Liquidaciones" para indicar la fecha de corte para el cálculo del monto de liquidación; en este último contrato, el Tipo y el Motivo de la liquidación pueden afectar el monto final de la misma.

Paso 8: Documento de préstamo de un trabajador

Préstamos: Como su nombre lo indica, representan un préstamo realizado al trabajador, el cual será pagado por el mismo mediante dos o más cuotas. En este documento se indica la fecha en que se asignará el monto del préstamo al trabajador, y las fechas y montos de las cuotas. Los contratos de sueldos y salarios harán la asignación del monto del préstamo al generar la nómina de la fecha indicada, y harán las deducciones de las cuotas en las nóminas siguientes cuando coincidan con las fechas de las mismas; cuando cada cuota sea deducida en el contrato correspondiente se marcará la misma como pagada, reduciendo el saldo pendiente por pagar.

Paso 9: Campos de Nómina del Trabajador

Los campos se usan para registrar valores que se usarán en los cálculos de los contratos. De esta forma, es posible modificar los valores generados por las fórmulas de los diferentes conceptos, sin tener que modificar los conceptos directamente: las fórmulas de cálculo de éstos tomarán los valores de cada trabajador de los campos correspondientes.
Los campos marcados como uso Ocasional almacenan valores que se asignan una vez al trabajador y que mantendrán el mismo valor hasta que sean cambiados de nuevo manualmente.

Por ejemplo, el sueldo del trabajador, el porcentaje de sueldo que irá al fondo de ahorros, el porcentaje de unidad tributaria a aplicar como bono de alimentación, etc.
Los campos marcados como de uso Frecuente son aquellos cuyo valor se asignará cada vez que se emita un contrato al trabajador, y que se borrarán cuando la nómina correspondiente sea confirmada. Ejemplos de estos campos son las Horas Extra trabajadas en el mes, Adelanto de Prestaciones, otras Asignaciones de Carácter Salarial, etc.

Estos valores deben ser revisados antes de generar cada nómina, para asegurar que se hagan todos los cálculos que le correspondan al trabajador.

Paso 10: Definir los días no laborables, feriados y turnos en el Calendario

Los calendarios son definidos en el Módulo de Nómina en la sección Actualizaciones en la Opción Calendarios, donde debe ingresar y si no tiene calendarios predefinidos puede agregar uno presionando el botón Agregar, permitiendo colocarle un Código, Nombre, algún comentario adicional y el Estatus del calendario que debe ser Activo para que pueda estar disponible. Posteriormente, debe hacer clic en el botón Aceptar para confirmar su calendario.

Es recomendable que a principio de cada año defina los días no laborables, feriados y los turnos para evitar inconvenientes en el transcurso del año, para definir los dias debe ingresar a la ficha Avanzado y hacer clic en Definir Días lo que genera una ventana con el calendario que le permitirá definir los días no laborables, feriados y los turnos.

Paso 11: Generación de la Nómina

Esta operación debe realizarse cuando se vayan a generar los recibos de los trabajadores, por ejemplo cada viernes para el caso de las nóminas semanales, o días antes de las vacaciones de cada empleado (o de las vacaciones colectivas) en el caso del contrato de vacaciones, etc. Para la generación de los contratos de sueldos y salarios se procede como sigue:

• Se crea un nuevo Documento de Nómina y se selecciona el contrato a generar.
• Al seleccionar el contrato, las fechas de inicio y fin del documento se ajustarán para coincidir con el próximo rango de fechas para ese contrato. Estas fechas deben revisarse y ajustarse de ser necesario.
• Se indica la fecha que tendrá el recibo generado, que por defecto será igual a la fecha de fin del contrato.
• Se indica el rango de trabajadores, sucursales, y departamentos a generar.
• Generalmente, para los contratos de sueldos y salarios no es necesario aplicar estos tres filtros, generándose así los recibos de todos los trabajadores asociados a ese contrato.
• Si el contrato seleccionado es de generación libre, como el de vacaciones o liquidación, será común especificar un solo trabajador a la vez, para generar solo un recibo.
• En cualquier caso, es posible usar cualquier combinación de filtros para hacer la generación de recibos de nómina.

Al presionar el botón aparecerá un mensaje en pantalla indicando el número del Documento de Nómina que está siendo generado.

• Y adicionalmente se mostrará una nueva ventana mostrando el avance de la generación de recibos.
• En caso de algún error, por ejemplo cuando algún concepto del contrato generado tenga un error de sintaxis en la fórmula, o no se encuentre ningún trabajador con los parámetros indicados, aparecerá en pantalla el o los mensajes correspondientes, y no se generará ningún recibo.
• Si el proceso se ejecuta sin errores se mostrará un mensaje indicando la cantidad de recibos generados y el tiempo total de generación. Generalmente, podrán crearse los recibos de nómina para 1500 trabajadores en menos de 5min, para un servidor de nivel medio.
• Si durante el proceso de generación de recibos, confirmación o reversión se intenta eliminar la nómina, el sistema arrojará un mensaje indicando que debe esperar que termine el proceso, para evitar que queden recibos generados sin nómina existente.
• En caso de que durante la generación de recibos ocurra un problema mayor (falla del servidor, falta de energía eléctrica, etc..) y se haya generado una porción de los recibos o ninguno, el sistema no dejará que vuelva a reiniciar el proceso con la nómina usada anteriormente.
  Para solucionar este problema, en la ficha Avanzado existe la opción de Liberar el proceso de generación que fue detenido abruptamente y así poder realizar la generación nuevamente.

Al terminar el proceso de generación, podemos ver en el formulario de Recibos de Nómina los documentos generados.
Los recibos de nómina incluyen montos de asignaciones, deducciones y retenciones que serán aplicados en el cálculo del monto a pagar al trabajador, además de otros conceptos que no aparecerán en el recibo pero cuyo cálculo es necesario para otras operaciones internas de la empresa, como la porción de Seguro Social Obligatorio que le corresponde a la empresa.

Paso 13: Verificación y Confirmación

Luego de generar los recibos de nómina deben revisarse los montos y conceptos de los mismos. Para ello te puedes valer de los diversos reportes y formatos precargados en el sistema, como el reporte "Listado de Recibos de Nómina con sus Renglones".

En caso de encontrar algún error menor en algún concepto de un trabajador, como que haya faltado incluir las horas extra en los Campos de Nómina del trabajador, es posible modificar el Recibo de Nómina correspondiente y corregir el monto o agregar o eliminar renglones según sea necesario.
Si el error encontrado es más grande, como por ejemplo que la fecha de inicio o fin de la generación esté incorrecta, es posible anular o eliminar todos los recibos generados, con tan solo anular o eliminar el Documento de Nómina; y así volver a generarla con los datos correctos.

Luego de verificar que los recibos generados sean correctos se debe confirmar el Documento de Nómina; este paso es necesario para ejecutar los conceptos de cierre de la nómina, que incluyen por ejemplo la actualización de los días de vacaciones disponibles, monto acumulado de prestaciones sociales, saldos de préstamos, etc.

Si luego de confirmar es necesario hacer algún ajuste imprevisto es posible reversar nuevamente el documento de nómina para modificar los recibos afectados y volver a confirmarlo (o anular toda la generación si necesita volver a generarla).
Cuando los Recibos de Nómina ya han sido debidamente revisados, puede usarse cualquiera de los reportes o formatos de impresión de recibos que vienen precargados en el sistema, o en formatos personalizados creados a la medida de las necesidades de la empresa.