Paso 1: Ingresar al Sistema

a. Para ingresar a eFactory, debemos colocar Código de Usuario y Contraseña, luego presionaremos el botón Iniciar Sección y seleccionaremos el módulo Administrativo, Empresa y Sucursal de la Empresa y presionaremos el botón .

b. Después ubicaremos el módulo Compras, desplegamos el componente Operaciones y activamos el sub. componente Facturas de Compra.

Paso 2: Crear una Factura de Compra

a. En Facturas de Compra, para crear una nueva factura debe presionar el ícono , lo que permitirá llenar el formulario. El formulario está constituido por varias secciones que deben llenarse, las secciones son las siguientes:

• General
• Renglones
• Adicionales

b. A continuación explicaremos detalladamente las sección de Facturas de Compras

Sección Información General

La sección de Información General contiene los datos personales del proveedor, así como datos relevantes para la compra de artículos. Los campos contenidos son los siguientes:

• Documento: Indica el número de documento de la Factura de Compra.
• Proveedor: Indica el código y nombre del proveedor de los artículos. Para seleccionar de forma más rápida al proveedor, debe hacer clic en el ícono , lo cual abrirá una ventana para buscar y seleccionar el proveedor.
• Factura: Indica el número de la Factura de Compra generada.
• Control: Indica el número para llevar un control de los documentos generados.
• Emisión: Indica la fecha de emisión de la factura de compra.
• Entrega: Indica la fecha de entrega de los artículos comprados.
• Pago: Indica la forma de pago de la factura. Para seleccionar de forma más rápida la forma de pago, debe hacer clic en el ícono , lo cual abrirá una ventana para buscar y seleccionar la forma de pago.
• Transporte: Indica el transporte que movilizará los artículos de ser necesario. Para seleccionar de forma más rápida el transporte, debe hacer clic en el ícono , lo cual abrirá una ventana para buscar y seleccionar el transporte.
• Moneda: Indica la moneda con la cual se pagará los artículos comprados.
• Tasa: Indica la tasa cambiaria con respecto a la moneda nacional.
• Estatus: Indica si la factura está pendiente o ya fue cancelada(confirmada).
• Comentario: Puede agregar algún comentario adicional sobre la factura.

c. Aquí explicaremos la sección de renglones

Sección Renglones

La sección de Renglones contiene todo lo referente a los artículos a comprar. Los campos contenidos son los siguientes:

• Código del Artículo: Indica el código del artículo a comprar. Para seleccionar de forma más rápida el código del artículo, debe hacer clic en el ícono , lo cual abrirá una ventana para buscar y seleccionar el artículo.
• Almacén: Indica el almacén en el cual se guardará los artículos a comprar.
• Cantidad: Indica la cantidad que se comprará de ese artículo
• Unidad: Casilla que al presionar abre una ventana para seleccionar en que tipo de unidades se compró los artículos.
• Costo: Indica el costo unitario del artículo.
• % Descuento: Indica el porcentaje de descuento del artículo, si tiene.
• Tipo de Impuesto: Indica el tipo de impuesto del artículo, usualmente el impuesto es de 12%.
• % Impuesto: Indica el porcentaje del impuesto con respecto al monto neto.
• Monto Impuesto: Indica el monto del impuesto que se debe cancelar.
• Neto: Indica el monto neto del renglón, que se calcula con el producto entre la cantidad de artículos y el costo unitario.
• Comentario: Puede agregar algún comentario adicional sobre el artículo.
• Pendiente: Indica la cantidad de artículos pendientes por entregar y guardar en el almacén.
• Documento Origen: Indica el número de documento del cual proviene la factura de compra, si proviene de una orden de compra o una nota de recepción.
• Número Origen: Indica el número de control del cual proviene la factura de compra, si proviene de una orden de compra o una nota de recepción.
• Nombre del Artículo: Indica el nombre del artículo seleccionado.
• Monto Descuento: Indica el monto a descontar al monto neto, si se tiene algún descuento.

Esta sección permite agregar varios artículos utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar artículos, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

d. En esta parte tenemos la

Sección Descripción y Adicionales

La sección de Descripción y Adicionales contiene los montos totales de la factura y adicionalmente el comprador por parte de la empresa. Los campos contenidos son los siguientes:

• Otros: Montos adicionales que afectan a la factura de compra.
• Descuento: Porcentaje del monto total que se restará del monto bruto.
• Recargo: Porcentaje del monto total que se aumentará del monto bruto.
• Exentos: Monto de los artículos exentos de impuestos.
• Bruto: Monto total de la factura sin los impuestos.
• Impuesto: Monto total de los impuestos a pagar por los artículos.
• Neto: Monto total de la factura.
• Saldo: Monto por cancelar de la factura.
• Comprador: Indica la persona por parte de la empresa responsable de la compra realizada.

Paso 3: Confirmando la Factura de Compra

a. Luego de haber llenado los campos de las secciones de la factura de Compra, se procede a confirmar la información haciendo clic en el botón Aceptar.

b. Posteriormente debe revisar detenidamente la factura llenada para luego confirmarla si todo esta bien. Para confimarla debe ir a la ficha Avanzado y seleccionar la opción Confirmar o Anular si contiene errores.

c. Al confirmar, las facturas de compra se abre una ventana para generar las retenciones de la facturas automáticamente. Para generar las retenciones debe hacer clic en el botón Aceptar con lo que aparecerá un mensaje informativo de que se generaron las retenciones satisfactoriamente.