Paso 1: Ingresar al Sistema Administrativo

a. Para ingresar debemos iniciar en eFactory con nuestro Usuario, Contraseña y seleccionaremos el botón Luego en la lista desplegable del menú seleccionaremos Módulo Administrativo, Empresa y Sucursal de la empresa y presionaremos el botón

b. Después seleccionaremos el módulo Ventas, desplegamos el componente Operaciones y activamos el subcomponentes Cobros a Clientes

Paso 2: Seleccionar al Cliente y al Cobrador

a. En Cobros a Clientes, para cobrar los documentos pendientes a un cliente debe presionar el ícono , lo que permitirá llenar el formulario. En el formulario debe introducir el Cobrador por parte de la empresa y el Cliente, para introducirlos pueden utilizar el ícono para abrir una ventana de búsqueda que le permitirá ubicarlos por el nombre o el código asignado al cliente y al cobrador. Luego de seleccionarlos debe hacer clic en el ícono para que el sistema obtenga todos los documentos que se deben cobrar al cliente seleccionado.

Nota sobre Multimoneda: Debido a esta necesidad de adaptación, se acaban de liberar varias funcionalidades nuevas al sistema, que facilitarán el trabajo con múltiples monedas, manejando los saldos de cajas, bancos, clientes, y proveedores de manera coherente.
El objetivo de esta característica, como su nombre lo indica, consiste en que eFactory ERP permita registrar Cobros a Clientes y Pagos a Proveedores usando varias monedas en una misma operación.

Paso 3: Seleccionar los documentos a cobrar al cliente

a. Con los documentos relacionados al cliente, si desea cobrar solo unas de las facturas pendientes debe hacer clic en la casilla ubicada del lado derecho de Abonado para cobrar la factura completa, pero también puede escribir el monto que se va a cobrar. Por otro lado, puede hacer clic en el ícono para cobrar todas las facturas de ese cliente.

También existen otros tipos de documentos del cliente que pueden ser seleccionadas para disminuir o aumentar el monto a cobrar al proveedor pero sin realizar retenciones como puede ser los adelantos y los giros.

Paso 4: Generar retenciones o descuentos de las facturas seleccionadas

a. Luego de seleccionar las facturas debe generar las retenciones de IVA, ISLR y Patente sino fueron generadas anteriormente, de igual modo, puede generar descuentos en las facturas si lo poseen. En estos renglones, se ubican las facturas seleccionadas en el paso anteriormente, los renglones son los siguientes:

• Descuentos
• Retenciones de Impuestos Nacionales (IVA)
• Retenciones de ISLR
• Retenciones de Patentes

Paso 5: Renglones de Descuentos

a. Los renglones de Descuentos permiten colocarle descuentos a la factura sino fueron colocados anteriormente. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• %Descuento: Porcentaje del monto base que no será cobrado.
• Monto Descuento: Indica la cantidad monetaria que no será cobrado. Puede llenar el %Descuento y automáticamente el sistema calculará el monto, igualmente ocurre si coloca el monto.
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Paso 6: Renglones de Impuestos Nacionales

a. Los renglones de Impuestos Nacionales permiten realizar las retenciones de los impuestos de la factura sino fueron colocados anteriormentes. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• %Retención: Porcentaje que será retenido del impuesto de la factura.
• Monto Retención: Indica la cantidad monetaria que será retenida. Puede llenar el %Retención y automáticamente el sistema calculará el monto, igualmente ocurre si coloca el monto.
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Paso 7: Renglones de ISLR

a. Los renglones de ISLR permiten realizar las retenciones de ISLR sino fueron colocados anteriormentes. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• Sustraendo: Cantidad de dinero que se restará a la retención realizada.
• %Retención: Porcentaje que será retenido del monto base.
• Monto Retención: Indica la cantidad monetaria que será retenida del monto base. Puede llenar el %Retención y automáticamente el sistema calculará el monto, igualmente ocurre si coloca el monto.
• Concepto: Indica el concepto de la retención.
• Código de Retención: Indica el código del concepto de retención.
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Paso 8: Renglones de Patentes

a. Los renglones de Patentes permiten realizar las retenciones de las Patentes sino fueron colocados anteriormentes. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• %Retención: Porcentaje que será retenido del monto base de la factura.
• Monto Retención: Indica la cantidad monetaria que será retenida del monto base. Puede llenar el %Retención y automáticamente el sistema calculará el monto, igualmente ocurre si coloca el monto.
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Paso 9: Realizar los Cobros al Cliente

a. Luego de generar las retenciones para las facturas debe cobrar el monto total de las facturas menos el monto retenido, para esto se utilizan los Renglones de Cobros. En estos renglones, se selecciona como se realizará el cobro al cliente, los renglones son los siguientes:

• Cobros por Cajas
• Cobros por Bancos

Renglones de Cobros por Cajas

a. Los renglones de Cobros por Cajas permiten realizar el cobro o los cobros de las facturas por caja. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• Tipo: Indica la forma de pago del cliente.
• Fecha: Indica la fecha de la realización del cobro.
• Caja: Indica la caja por la cual entró el cobro .
• Referencia: Indica la número asociado al cobro del cliente, si no fue realizado en efectivo .
• Banco: Indica el banco al cual pertenece el cheque o los tickets.
• Tarjeta: Indica número de tarjeta con la cual pago el cliente.
• Monto: Cantidad monetaria que se cobrará en efectivo.
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Esta sección permite agregar varios cobros utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar cobros, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Renglones de Cobros por Bancos

b. Los renglones de Cobros por Bancos permiten realizar el cobro o los cobros de las facturas por transferencia, deposito o cheque. Los campos contenidos que puede llenar son los siguientes:

• Tipo: Indica la forma del cobro puede ser en Cheque o por Transferencia.
• Fecha: Indica la fecha de la realización del cobro.
• Cuenta: Indica la cuenta a la cual entrará el cobro.
• Referencia: Indica el número de referencia asociado al cheque o la transferencia.
• Monto: Cantidad monetaria que se cobrará en el cobro
• Comentario: Permite colocar algún comentario adicional.

Esta sección permite agregar varios cobros utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar cobros, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Paso 10: Confirmando el Cobro a Clientes

a. Luego de haber completado el formulario de los Cobros a Clientes para confirmar el cobro debe hacer clic en el botón , lo que generará un mensaje informativo de que el cobro fue confirmado exitosamente.