Manual de usuario de eFactory Obras y Proyectos

eFactory Project es una herramienta para la gestión y administración eficiente de obras y proyectos de construcción, puede ser instalado en la nube o en modo local, funciona desde cualquier lugar, te permite estar informado en tiempo real de todas las operaciones relacionadas con el proyecto: costos, gastos, existencias y tiempos de ejecución, tendrás toda la información al día, control de transacciones y manejo de líneas dinámicas de comunicación para aprovechar al máximo los recursos y asegurarte el éxito.

Para Acceder al Módulo eFactory Project, sólo debes ingresar al menú principal de eFactory mediante algún navegador web, selecciona del menú desplegable "Más..." la opción Project e ingresa con tus datos, debes agregar también el nombre de la empresa con la que trabajarás.

Flujo de Trabajo con eFactory Project

En eFactory Project el flujo de trabajo comienza con la carga de los Materiales, Herramientas y Equipos con los cuales cuenta la empresa para realizar sus operaciones. Estos serán usados para cargar las Partidas que se incorporarán en cada Proyecto.
Además de las partidas, se puede crear Actividades, clasificadas en etapas, para controlar su ejecución mediante proyectos.
Una vez definido el proyecto, se puede registrar el Consumo de materiales de ese proyecto; las Ejecuciones de las partidas permiten llevar un registro de avance real que puede ser comparado con lo proyectado inicialmente. Las Valuaciones se usarán para hacer cortes de las partidas, ejecutadas o no, para eventualmente solicitar el pago de las porciones del proyecto en caso que este sea pagado por partes.

Insumos para las Partidas: Materiales/Artículos

Los materiales en eFactory Project corresponden a los Artículos de eFactory Administrativo. Aquí deben registrarse materiales como cemento, ladrillos, arena, pegamento, tablones, tornillos, y cualquier otro que se requiera según el tipo de proyecto a ejecutar.
Para algunos proyectos puede ser suficiente con registrar artículos con nombres genéricos, como “cemento gris”, mientras que para otros es necesario detallar los artículos según sus características, e.j. “cemento gris de secado rápido para interiores”, “cemento gris de secado rápido para ambientes húmedos”, etc.

Otros Insumos: Equipos, Mano de Obra, Otros Gastos

Equipos:

Además del código y nombre, el equipo debe tener información del costo del mismo, para ser imputado al proyecto. Si el equipo no es propio de la empresa usualmente el tipo de costeo será “por monto”, y se debe indicar el costo diario o por hora que tiene el equipo. Si el equipo es propio, lo usual será que se costee por depreciación, en cuyo caso debe indicarse el valor de adquisición y el porcentaje de ese monto que se depreciará por día.

Mano de Obra:

Esta se debe registrar en eFactory Nómina; consiste en definir los cargos, departamentos, trabajadores, y/o conceptos de nómina que se registrarán en las partidas. Usualmente será suficiente con definir los cargos, que serán cargados en las partidas como “1 Albañil de primera” o “2 Ayudantes de carpintero”.

Gastos Indirectos de MP y Servicios:

Al igual que los materiales, estos son insumos que serán consumidos al ejecutar una partida, pero que por su naturaleza no forman parte directa del producto terminado, e.j. electrodos, cinta para enmascarar, etc.

Herramientas:

Aun cuando el costo relativo de las herramientas es bajo, estas deben registrarse si son imputables a los costos del proyecto. e.j. teodolitos, brochas, palas…

Registro de Partidas

Una vez registrados los componentes de las partidas se comienza con la creación de las partidas, para esto debes entrar en el módulo Obras, y en la pestaña Actualizaciones selecciona Partidas. Estas como información mínima deben tener un código y un artículo que las represente; el nombre del artículo será el nombre de la partida.

El rendimiento indica cuantas unidades de esa partida (Kg, M3, etc) se pueden producir según el tipo de rendimiento indicado (Hora, Día o Semana); cada una de ellas se producirá con el costo unitario indicado, el cual se calcula a partir de los componentes de la partida. La Etapa de la partida servirá para agrupar esta partida con otras según su naturaleza u orden de ejecución.

Materiales:

Se cargan indicando la cantidad de cada material que se requiere para cada unidad de partida. Los porcentajes de desperdicio y merma deben estar incluidos en esa cantidad.

Equipos:

Se cargan los equipos que son necesarios para producir la partida. Para ello se indica el costo del equipo por unidad de tiempo. Este costo es automáticamente transformado en costo por unidad de la partida para computar el costo unitario.

Mano de Obra:

Se carga del mismo modo que los equipos, y se puede registrar según el cargo, el departamento, o directamente trabajadores específicos. Incluso es posible indicar conceptos de nómina concretos que se generan por producir esa partida.

Herramientas:

Se cargan del mismo modo que los equipos, indicando su costo por unidad de tiempo, y éste se recalcula como costo por unidad de partida.

Otros gastos indirectos:

Aquí se puede registrar materiales y servicios (indirectos), conceptos de gasto, o directamente cuentas contables, cuyo monto corresponde al costo por unidad de partida producida.

Proyectos

Para crear un Proyecto, se debe indicar un código de identificación y un nombre; y se debe indicar si el proyecto tiene o no Análisis de Precios Unitarios. Si el proyecto tiene APU entonces los costos de las partidas se obtendrán a partir de los costos de los materiales, equipos, etc, que la conforman; en caso contrario los costos de las partidas se asignan manualmente.

Luego, se debe cargar las partidas que conformarán el proyecto. Algunos proyectos simples pueden contar con sólo unas 10 partidas, mientras que proyectos complejos pueden contener alrededor de 1000. Para cada partida debe indicarse la cantidad de esa partida que es necesaria (estas cantidades son los cómputos métricos realizados sobre el proyecto por el especialista del área.
Adicionalmente, el proyecto necesita el tipo de impuesto a aplicar, y el calendario a usar por el asistente de cronograma.

En la sección de totales, se debe indicar los recargos y bonos para mano de obra, los cuales son imputables al proyecto.
Los Recargos Básicos se aplicarán sobre el monto total de las partidas (luego de los recargos y bonos de mano de obra); los Recargos Adicionales se aplican sobre el valor que incluye los recargos básicos.

Al guardar el proyecto éste se recalculará, mostrando los costos resumidos y totales por partida, los recargos totales aplicados, los totales por grupo de partidas (materiales, equipos, entre otros.) y el costo total estimado del proyecto.

Los proyectos incluyen una gran cantidad de formatos y reportes que permiten ver la información del mismo desde diferentes perspectivas: análisis de precios unitarios, consumo estimado y consumo real de materiales, avance/ejecución del proyecto, etc.

Consumos

Los consumos representan materiales que son sacados del almacén para ser usados en un proyecto.
Cada consumo debe ser asociado a un proyecto, y opcionalmente a una partida y/o localización dentro del mismo. Los materiales consumidos no necesariamente deben ser materiales registrados en el proyecto, permitiendo poder cambiar materiales cuando sea necesario sin requerir modificar el proyecto original.
Una vez creado el consumo, este debe confirmarse para generar un ajuste de inventario que rebaje del almacén los artículos consumidos.

Existen varios reportes y formatos de consumos y de proyectos que permiten ver los materiales consumidos por proyecto o por proveedor/contratista, o por material, y comparar el consumo estimado inicial del proyecto con el consumo real del mismo.

Ejecuciones

Las Ejecuciones permiten controlar el avance del proyecto. Cada ejecución debe asociarse a un proyecto, y opcionalmente a una localización, y se debe indicar las partidas y la cantidad de unidades de la misma que ha sido ejecutada.
Estos documentos deben ser cargados regularmente por supervisores que puedan medir las ejecuciones cada cierto tiempo. Por ejemplo, cada día al final de la tarde se puede medir el avance de la partida “Construcción de Cerca Perimetral”, indicando cuantos metros se avanza cada día.

Una vez confirmado este documento, se actualiza el porcentaje de avance de cada partida del proyecto y el avance general del mismo.