Manual de usuario de eFactory IHE

Te explicamos cómo hacer uso del Autoservicio para trabajadores de eFactory Nómina - In Hand Employee (IHE).

El presente documento constituye una ayuda de consulta rápida para el uso del módulo de auto servicios de trabajadores de eFactory Nómina.
Para utilizar el autoservicio de nómina primero se deben realizar ciertas configuraciones, en el módulo de nómina:

A cada trabajador hay que activarle la casilla del IHE y colocarle una clave de acceso. Esto se hace en la sección de Acceso Web de la ficha de trabajadores del módulo Nómina, debes buscar el trabajador al que le habilitarás la opción y presionar el botón Editar.

Habiliar la opción IHE a un trabajador

También es necesario indicar cuál es el código de usuario que se usará para los accesos. En el módulo de Sistema de eFactory Nómina, en la pestaña de Operaciones selecciona Opciones, allí podrás buscar la opción haciendo uso del botón Buscar luego debes seleccionar la opción y dar clic en el botón Editar, seguidamente deberás escribir un código de usuario válido en el campo Valor .
Hay otras dos opciones relacionadas: la primera es para la calidad de imagen de la foto que toma el control de accesos del IHE. La segunda es para el formato de cálculo de vacaciones pendientes.

Indicar el código de usuario - 1

Indicar el código de usuario - 2

Es importante resaltar que el trabajador va a entrar con su código de trabajador y clave web, NO con el código de usuario.

¿Cómo usar eFactory IHE?

Para utilizar el autoservicio de nómina sólo debes ingresar en eFactory y presionar Más, allí se abrirá un menú en donde deberás seleccionar la opción IHE, enseguida el explorador te llevará a la herramienta.
Allí deberás ingresar los siguientes datos:

Código del trabajador
Clave o contraseña asignada
Seleccionar la empresa donde esta activo actualmente

luego presiona el botón entrar.

Ingresando al módulo IHE

Pantalla de la herramienta IHE de eFactory

Inmediatamente se abre una pantalla que posee las siguientes secciones:

Etiqueta Nombre: Allí aparecerá el nombre de la persona que ingresó con sus datos a la herramienta (Empleado). Aquí se podrán apreciar las siguientes opciones:

Datos Personales
Últimos Recibos
Prestaciones e intereses
Vacaciones
Préstamos pendientes
Viáticos
Solicitudes
Novedades
Consultas
Otros

Pantalla de la herramienta IHE de eFactory

Datos personales: En esta sección el empleado podrá consultar o modificar sus datos personales, aparecerán los siguientes datos:

Nombre
Fecha de ingreso
Antigüedad actual
Sueldo actual
Departamento
Cargo

Datos Personales

Últimos Recibos: En esta sección el empleado podrá consultar sus últimos recibos de pago.
Aparecerá una lista con los últimos recibos de pago emitidos por mes donde se observa el número de recibo generado, el tipo de contrato y el pago realizado.
Al seleccionar algún recibo en específico, se generará un documento pdf donde se muestra el recibo de pago con detalle.

Últimos Recibos

Prestaciones e intereses: En esta sección el trabajador puede consultar todo lo relacionado con sus prestaciones e intereses, se pueden consultar los siguientes datos:

Fecha de ingreso
Antigüedad
Prestaciones depositadas (Fondo de garantías P.S)
Anticipos de prestaciones sociales
Saldos de prestaciones sociales
Intereses de prestaciones sociales
Prestaciones calculadas a último sueldo

También se tiene la opción de generar un documento pdf donde se muestra el estado de cuenta de las prestaciones del trabajador.

Prestaciones e intereses

Vacaciones: En esta sección el trabajador puede apreciar sus vacaciones disfrutadas y las vacaciones pendientes. Para el caso de las vacaciones disfrutadas, en cada renglón se muestra en resumen todo lo referente a las vacaciones, el mes y año, la fecha de inicio y fin, la cantidad de días disfrutados el número de documento y un comentario, al presionar algún renglón en específico se genera un documento pdf donde se muestra en detalle el recibo de vacaciones.

Vacaciones

Vacaciones disfrutadas

Préstamos pendientes: Aquí se puede consultar todo lo referente a los préstamos que tiene asignado el trabajador, en la ficha se puede apreciar un breve resumen que contiene del monto del préstamo, las cuotas, la fecha de asignación, la cantidad que resta por cancelar y las cuotas pendientes.
Si das clic en la ficha, se generará un archivo pdf con todo el detalle del préstamo.

Préstamos pendientes

Viáticos: Aquí se puede consultar todo lo referente a los viáticos asociados al trabajador, en la pantalla tendrá dos opciones. La primera es la de Solicitudes que lo llevará a una pantalla con dos opciones más como son:

Registrar Solicitud: Puede solicitar los viáticos que necesite completando la información necesaria como una breve descripción, la duración del viaje y el monto solicitud. Luego de haber completado la información, procede a presionar el botón de Enviar Solicitud para completar la solicitud.
Resumen: Puede visualizar las solicitudes que ha realizado hasta el momento y su estatus actual.

En Liquidaciones puede observar los viáticos que tiene aprobado y cancelados hasta el momento.

Viáticos

Solicitudes de Viáticos

Registrar solicitudes de viáticos

Solicitudes: En esta sección se abrirá un formulario donde el trabajador podrá realizar solicitudes mediante los siguientes pasos:

Escribir el Asunto de la solicitud
Seleccionar el tipo de solicitud:
- Información
- Vacaciones
- Permiso
- Uniformes
- Adelanto de sueldo
- Adelanto de prestaciones
- Préstamo
Comentario, en este campo se podrá describir de manera breve el motivo de la solicitud que deseas realizar.
Puedes adjuntar algún documento relacionado con la solicitud que se este realizando, haciendo uso del botón Anexar documentación
Si lo desea el empleado podrá tomar una foto referente a la solicitud haciendo uso del botón Tomar foto.

Luego de terminar con la solicitud se debe presionar el botón Enviar solicitud para que en recursos humanos la evalúen y la agreguen al sistema.

Solicitudes

Novedades: En esta sección el empleado puede consultar las novedades generadas, permisos, vacaciones entre otros.

Novedades

Consultas: En esta sección es posible revisar los totales por concepto y los totales por contrato. Al seleccionar cualquiera de las dos opciones, podrás ver por defecto los totales del año actual, pero si se desea se puede cambiar el filtro, usando cualquiera de las siguientes opciones:

Año actual
Año anterior
Este mes
Mes anterior

Consultas

Consultas - Totales por concepto

Consultas - Totales por contrato

Otros: En esta sección el usuario podrá Generar sus propias constancias de trabajo, y registrar la entrada y salida del mismo.

Al dar clic en el botón Constancias de trabajo, el sistema generará un archivo pdf con la constancia de trabajo incluyendo los datos del trabajador: nombre, cédula, fecha de ingreso, sueldo mensual y cargo.
Al dar clic en el botón Registrar acceso, aparecerá una ventana dónde el trabajador tendrá la posibilidad de registrar la entrada y salida, para esto deberá seleccionar un número de tarjeta, presionar el botón entrada o salida según convenga y si lo desea puede agregar un comentario o tomar una foto, para guardar el registro se debe presionar el botón Aceptar.

Otros

Constancia de trabajo

Registrar Acceso

¿Cómo lo hago?

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