Paso 1: Ingresar al Sistema de Contabilidad

Primero debemos ingresar al sistema de Contabilidad de eFactory colocando nuestro usuario y contraseña en la pantalla inicial de eFactory, luego presionaremos el botón de Iniciar Sesión y seleccionaremos el sistema de Contabilidad, Empresa y Sucursal de la Empresa y hacemos clic en el botón .

Paso 2: Seleccionar la opción de Usuarios Globales

a. Al ingresar en el sistema debemos seleccionar el módulo Sistema y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Usuarios Globales.

Paso 3: Agregar un nuevo Usuario

a. Luego de haber seleccionado la opción de Usuarios Globales se muestra la pantalla donde presionaremos el botón .

Paso 4: Llenar los campos escenciales del Usuario

Al pulsar el botón el formulario de Usuarios Globales cambiará al modo registro y procederemos a llenar los campos.

Aunque el formulario cuenta con una gran cantidad de campos, algunos de estos son opcionales e informativos. Los campos esenciales que deben llenarse para poder crear al Usuario son:

a. En la sección de Datos:

• Código: No debe contener más de diez (10) caracteres.
• Nombre.
• Identificación: Corresponde al número de documento de identificación o pasaporte.
• Departamento.
• Cargo.
• Idioma.
• Correo Institucional.
• Teléfonos.
• Móvil.
• Dirección.
• Nacimiento: Fecha de nacimiento.
• Inicio: Fecha de inicio en la organización.
• Separador de Miles: Formato numérico que aplica el estilo seleccionado (Coma | punto | apóstrofe) a un conjunto de cifras o números.
• Separador Decimales.
• Separador de Fecha: Formatea la fecha al estilo seleccionado (diagonal | guión | punto).
• Formato de Fecha: Indica cómo se mostrara la fecha, por consiguiente DD/MM/YYYY representa el formato día/mes/año, ejemplo 01/12/2020..

b. En la sección de Contraseña debemos:

• Indicar si La Contraseña se vence.
• En caso que la contraseña caduque, indicar la cantidad de Días para Cambiar.
• Indicar la cantidad de Minutos de Sesión que tendrá el usuario para mantener la sesión.

c. En la sección Otros debemos:

• Activar las casillas de los sistemas a los que el usuario podrá acceder en la empresa.

d. En la sección Empresas con Acceso debemos:

• Activar las casillas de las Empresas a las que el usuario podrá acceder en eFactory.

Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo Usuario.

Paso 5: Asignar el Usuario a un Grupo de Usuarios

a. Despues de crear al Usuario Debemos agregarlo a un Grupos de Usuarios. Para esto debemos seleccionar el módulo Sistema y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Grupos de Usuarios

b. Luego de haber seleccionado la opción de Grupos de Usuarios se muestra la pantalla donde presionaremos la ficha Resumen para buscar el Grupo de Usuarios al que asignaremos el nuevo Usuario.

c. Despues de haber seleccionado el Grupo de Usuarios se muestra la pantalla donde presionaremos el botón

d. Al pulsar el botón el formulario de Grupos de Usuarios cambiará al modo edición y procederemos a buscar al Usuario en la lista Usuarios del Grupo y le activamos la casilla Incluir.

Por último debemos presionar el botón para guardar el cambio realizado en el Grupo de Usuarios.

Paso 6: Crear Accesos desde Empresas

Así como podemos agregar al Usuario a un Grupo de Usuarios desde el formulario de Grupos de Usuarios, eFactory cuenta también con el complemento Crear Accesos, el cual permite agregar al usuario a un Grupo de Usuarios en cualquier sistema de eFactory sin necesitar haber ingresado al sistema al cual se le dará acceso.

a. Para esto debemos seleccionar el módulo Sistema y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Empresas

b. Despues de haber seleccionado la opción Empresas se muestra la pantalla donde presionaremos la pestaña Avanzado.

c. Al abrir la pestaña Avanzado debemos presionar el botón .

d. Al presionar el botón se abrirá la pantalla Complementos: Empresas, en la que debemos hacer clic en la opción Crear Accesos a Empresas

e. Al hacer clic en Crear Accesos a Empresas se abrirá la pantalla Crear Accesos en la que debemos seleccionar el Sistema, el nuevo Usuario y el Grupo al que se desea agregar el Usuario.

Por último debemos presionar el botón para crear el acceso del Usuario a la empresa y sistema seleccionado.