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Descripción de las Opciones del Módulo de Ventas de eFactory Software ERP/CRM en la Nube

Te describimos todas las opciones del módulo de ventas de eFactory ERP/CRM

Las opciones del módulo de Ventas se encuentran de lado izquierdo de la pantalla principal, permitiendo filtrar o seleccionar la operación que el usuario desee realizar.
Las opciones están agrupadas en 3 secciones:

Secciones del Ventas Nómina
Secciones del Módulo Ventas

A continuación se describirá cada una de las opciones pertenecientes a las secciónes de Operaciones y Actualizaciones y se mostrarán los reportes disponibles para cada opción.

Operaciones


Sección Operaciones
Sección Operaciones

Facturas de Venta

Por medio de esta opción podrás registrar las facturas de venta efectuadas a los clientes, también puedes consultar, editar y eliminar los datos de las facturas previamente cargadas. Una factura puede ser creada a partir de otros documentos, tales como: Para hacer esto sólo debes ir a la pestaña de avanzado y presionar 'Duplicar' para el caso de generar una factura a partir de otra y 'Convertir documento' para los otros casos.
De igual forma a partir de una factura puedes generar los siguientes documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Facturas de Venta
Facturas de Venta

Reportes de Facturas de venta

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Cotizaciones

Esta funcionalidad permite la emisión de documentos de ventas para presupuestar a los clientes productos y servicios, las cotizaciones a clientes no comprometen el inventario.
Aquí también podrás modificar, buscar, y eliminar cotizaciones de manera rápida, haciendo uso de los botones ubicados en la parte inferior de la pantalla. Puedes convertir las cotizaciones en otros documentos tales como: Esto puedes hacerlo en la pestaña de Avanzado, presionando el botón 'Convertir documento'. También es posible crear cotizaciones a partir de otros documentos como: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Cotizaciones
Cotizaciones

Reportes de Cotizaciones

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Pedidos

Mediante esta opción podrás crear nuevos pedidos de ventas, además puedes buscar, modificar y eliminar registros de pedidos existentes. Los pedidos puedes convertirlos en otros documentos, tales como: Esto es posible hacerlo mediante la opción 'Convertir documento' de la pestaña de 'Avanzado', también es posible crear pedidos a partir de los siguientes documentos: Esta herramienta también posee un asistente (Fast Track) con el cual podrás confirmar todos los pedidos que desees, de manera rápida, básicamente el proceso es el siguiente: abres el asistente, haciendo uso del botón 'Fast Track' ubicado en la pestaña de 'Avanzado', allí aparece una lista con todos los pedidos que tienen estatus 'pendiente' al seleccionar algún pedido aparece la lista de todos los documentos existentes en el sistema, asociados a el cliente seleccionado, luego de buscar el pedido que desees selecciona la casilla confirmar, de igual manera puedes hacer el procedimiento con todos los pedidos que quieras y cuando finalices presionas aceptar, para confirmar todos los pedidos.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Pedidos
Pedidos
Asistente 'Fast Track' de Pedidos
Asistente 'Fas Track'Pedidos

Reportes de Pedidos

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Notas de entrega

Las notas de entrega sirven para acreditar la entrega de un pedido, ya sea un producto o servicio. En eFactory ventas puedes crear, buscar, modificar y eliminar notas de entrega, también puedes convertir este documento en otros tales como: Esto lo puedes hacer mediante el botón 'Convertir documento' de la pestaña de avanzado, también puedes generar una nota de entrega a partir de los siguientes documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Notas de Entrega
Notas de Entrega

Reportes de Notas de entrega

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Guías de despacho

Estos documentos son necesarios si deseas llevar el control sobre la mercancía que ha sido facturada, pero todavía no ha sido entregada o despachada al cliente. Para crear una guía de despacho, primero debes buscar la factura que vas a importar, luego verificas cuáles artículos irán para la guía de despacho, los anexas al nuevo documento y presionas aceptar, luego editas los datos que desees y presionas aceptar para crear el documento. Mediante esta opción también podrás editar, buscar y eliminar guías de despacho.
Puedes convertir una guía de despacho en los siguientes documentos: esto lo haces mediante el botón 'Convertir documento' de la pestaña de Avanzado. Adicionalmente puedes generar guías de despacho mediante otros documentos como: facturas de venta y pedidos.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Guías de despacho
Guías de despacho

Reportes de Guías de despacho

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Devoluciones de venta

Una "devolución de ventas" se produce cuando un cliente devuelve los bienes o servicios a una empresa y solicita un reembolso o reemplazo. Esto suele suceder cuando un cliente no está satisfecho con una compra. El módulo de ventas de eFactory te permite crear devoluciones de venta además de poder buscar, modificar y eliminar registros existentes. Puedes convertir una devolución en los siguientes documentos: Esto puedes hacerlo haciendo uso del botón 'Convertir documento' de la pestaña 'Avanzado'.
Para crear una devolución de ventas, primero debes buscar la factura que vas a importar, luego verificas cuáles artículos irán para la devolución, los anexas al nuevo documento y presionas aceptar, luego editas los datos que desees y presionas aceptar nuevamente para crear el documento.
Los formatos de impresión disponiblas para esta opción son:

Devoluciones de venta
Devoluciones de venta

Reportes de Devoluciones de ventas

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Cuentas por cobrar

Mediante esta opción podrás cargar las cuentas por cobrar de tu empresa o podrás generarlas a partir de las facturas, devoluciones de cheques u otros registros cargados que generen este tipo de documentos, estos documentos puedes buscarlos haciendo uso del botón buscar, también podrás modificar o eliminar cuentas por cobrar que hayan sido cargadas erróneamente.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar

Reportes de Cuentas por cobrar

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Cobros a clientes

Esta opción permite la creación de cobros a clientes, también puedes buscar, modificar y eliminar documentos siempre y cuando el estatus del cobro sea 'pendiente', al generar un nuevo registro puedes asignarle las retenciones y descuentos correspondientes, esta opción también posee un asistente (Fast Track) con el que podrás generar los cobros de manera rápida, sólo debes introducir el código del cliente, cargar los documentos y seleccionar la cantidad que se va a abonar, luego pesionas aceptar y se genera el nuevo documento de cobranza.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Cuentas por cobrar
Cobros a Clientes

Reportes de Cobros a clientes

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Formas libres de venta

Este formulario es como una especie de plantilla, en donde podrás cargar varios artículos incluyendo el almacén, la cantidad, el precio y el tipo de impuesto, luego podrás convertir el registro en otros documentos como: cotizaciones, pedidos, notas de entrega y facturas de venta . Para realizar la conversión sólo debes ingresar a la pestaña de Avanzado y seleccionar la opción Convertir documento.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formas libres de venta
Formas libres de venta

Reportes de Formas libres de venta

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Generar giros a clientes

Esta opción te permite generar giros a tus clientes, sólo debes colocar el código del cliente y cargar los documentos que tenga pendientes, allí seleccionarás la o las facturas u otros documentos a los que deseas realizar el giro, seguidamente colocas el monto que vas a girar en cada documento. Esta pantalla te permite colocar los intervalos de tiempo que se quieran entre cuota y cuota en días, permitiendo la generación automática de las fechas de vencimiento de los giros, también debes colocar el porcentaje de interés anual. Al completar esos datos podrás presionar el botón 'Generar Giros', allí se mostrará una lista con las cantidades a pagar, la fecha de vencimiento y los números de los documentos generados. Al generar los giros se crea un documento de cobro a clientes, y se generan cuentas por cobrar (Cambio del documento por giro y los giros en si, dependiendo de la cantidad, si hay dos giros el sistema genera dos cuentas por cobrar).

Generar giros a clientes
Generar giros a clientes

Cargar cheques devueltos

En eFactory es posible mantener con gran facilidad un registro detallado de todos los eventos que se generan en la gestión diaria de ventas, entre los cuales tenemos las devoluciones de cheques, esta opción permite registrar y asociar rápidamente la devolución de este documento al cliente y al documento del cobro que lo creó, generando sin más, una nueva cuenta por cobrar.
Puedes seleccionar entre cargar el cheque automáticamente, o cargarlo manualmente, al finalizar con el proceso de carga el sistema generará una nueva cuenta por cobrar, que podrás verificar en la opción 'Cuentas por cobrar'.

Cargar cheques devueltos
Cargar cheques devueltos

Adelantos de clientes

Esta opción te permite cargar de manera rápida y sencilla los adelantos de pago que hacen tus clientes, Puedes cargar adelantos efectuados por caja o por banco, al terminar con la carga el sistema genera la respectiva cuenta por cobrar y el cobro al cliente.

Adelantos de clientes
Adelantos de clientes

Carga rápida de cotizaciones

Esta opción es como una especie de asistente que te permite cargar cotizaciones de manera rápida sólo tienes que introducir el código del cliente y comenzar a cargar los artículos que vayas a cotizar introduciendo el código y la cantidad. Al culminar el proceso de carga el sistema te indica que se ha generado una nueva cotización, podrás verificar los datos de la misma, ingresando a la opción cotizaciones y buscando el número de documento generado. Cabe destacar que cuando quieras generar un reporte de esta cotización, debes ingresar un valor válido para la forma de pago y el transporte de lo contrario al imprimir el formato de cotización a clientes no aparecerán los artículos que fueron cotizados.

Carga rápida de cotizaciones
Carga rápida de cotizaciones

Carga rápida de pedidos

Al igual que con la carga rápida de cotizaciones, esta opción te permite cargar pedidos de manera fácil y rápida sólo tienes que introducir el código del cliente y comenzar a cargar los artículos correspondientes al pedido introduciendo el código y la cantidad. Al culminar el proceso de carga, el sistema te indica que se ha generado un nuevo pedido, podrás verificar los datos del mismo, ingresando a la opción pedidos y buscando el número de documento generado.
Cabe destacar que cuando quieras generar un reporte de este pedido, debes ingresar un valor válido para la forma de pago y el transporte, de lo contrario al imprimir el formato de pedido a clientes no aparecerán los artículos que fueron cargados en el pedido.

Carga rápida de pedidos
Carga rápida de pedidos

Generar documentos

Esta opción te permite generar documentos de retención de IVA, ISLR, Patente y retenciones libres, en las facturas de venta. Para crear una retención a un cliente sólo debes introducir el código del cliente, el tipo de rentención, el concepto, tipo de documento de origen, el porcentaje a retener, impuesto de documento de destino (generalmente es exento) y el concepto del movimiento, luego presiona Aceptar para guardar los cambios, y al generar el cobro de la factura podrás anexar la retención realizada.

Generar documentos
Generar documentos

Lotes de documentos

Mediante esta opción podrás generar varios documentos a uno o varios clientes, dichos documentos se cargarán como cuentas por cobrar en el sistema. Sólo debes completar los datos he indicar el tipo de documento y la cantidad que deseas generar, puedes colocar un número de documento para cada uno y colocar montos netos diferentes por documento.

Lotes de documentos
Lotes de documentos

Actualizaciones


Sección Actualizaciones
Sección Actualizaciones

Clientes

Esta opción te permite cargar los clientes con los que tiene relación tu empresa, mediante el formulario podrás llenar los siguientes datos: Al completar estos datos sólo debes presionar 'Aceptar' para guardar los cambios generados, y comenzar a generar facturas, cotizaciones u otro tipo de documento. También tienes la posibilidad de modificar, buscar y eliminar registros de clientes previamente cargados. Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Reportes de Clientes

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Vendedores

Mediante esta opción es posible cargar todos los vendedores que pertenecen a la fuerza de ventas de tu empresa, para crear un nuevo vendedor sólo debes completar datos como: También puedes, buscar, modificar, y eliminar registros exitentes. Esta opción permite darle acceso al vendedor al módulo de Sales T, esto se hace en la pestaña de 'Avanzado'.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Vendedores
Vendedores

Reportes de Vendedores

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Conceptos de movimientos

Aquí podrás crear los conceptos de movimiento que se usarán en la opcíón de 'Generar documentos' y en otros módulos del sistema con el fin de justificar la razón del cobro o pago de artículos, impuestos o retenciones. Para cargar un concepto de movimiento debes completar básicamente los siguientes datos: Además de cargar conceptos de movimiento al sistema, puedes buscar, modificar y eliminar los conceptos existentes.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Conceptos de movimientos
Conceptos de movimientos

Clases de clientes

Mediante esta opción podrás crear las diversas clases de clientes que existirán en tu empresa, esto permite agruparlos o clasificarlos según su área o algún otro criterio que tome tu empresa, además es necesario para la creación de un cliente.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Clases de clientes
Clases de clientes

Formas de pago

Mediante esta opción puedes cargar las formas de pago que aceptará tu empresa a la hora de realizar una venta.Las formas de pago pueden ser con vencimiento editable o fijo.En el maestro de formas de pago, hay un campo numérico que indica la cantidad de días de pago de cada forma. Si la casilla “Fecha de Vencimiento Editable” no está activa, entonces en la mayoría de los documentos (compras y ventas) al cambiar una de las dos fechas la otra se calculará según los días indicados (si la cantidad de días es 0 entonces la fecha de emisión será siempre igual a la de vencimiento). Si la casilla “Fecha de Vencimiento Editable” está activa, entonces la cantidad de días se usará de forma más “libre”, permitiendo cambiar la fecha de vencimiento en las facturas, cotizacines, pedidos y otros documentos que necesiten de esta información.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formas de pago
Formas de Pago

Monedas

Esta opción permite crear la moneda base con la que trabajará tu empresa, generalmente es la moneda del país en la que está funcionando el sistema, también puedes editar, buscar, y eliminar monedas existentes.
Para cargar un tipo de moneda al sistema sólo debes introducir un código, nombre y guardar los cambios, también podrás editar propiedades como: 'Cambios de la Moneda' y 'Propiedad de Moneda' esto se hace en la opción 'Propiedades' de la pestaña de 'Avanzado'.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Monedas
Monedas

Tasas Cambiarias

La tasa o tipo de cambio entre dos divisas es relación de proporción que existe entre el valor de una y la otra. Dicha tasa es un indicador que expresa cuántas unidades de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra. En esta opción puedes definir los diferentes cambios o tasas cambiarías de las monedas. Para crear una nueva tasa de cambio sólo tienes que completar los siguientes datos y guardar los cambios: Cabe destacar que para cargar una nueva tasa cambiaria debes tener una moneda creada.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tasas Cambiarias
Tasas Cambiarias

Tarjetas

Aquí podrás cargar los tipos de tarjetas con las que un cliente puede pagar a la hora de hacer un cobro, un adelanto de un cliente u otra operación. Mediante esta opción puedes buscar, modificar y eliminar tarjetas creadas con anterioridad en el sistema. Al cargar una nueva tarjeta debes especificar el código y nombre que asignarás, además del tipo, tipo de tarjeta, banco y cuenta.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tarjetas
Tarjetas

Tipos de clientes

De igual forma que con la opción clases de clientes esta también permite la clasificación de los clientes de la empresa. Para crear un tipo de clientes sólo debes introducir el nombre, el código y el precio que se asignará.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de clientes
Tipos de clientes

Tipos de devoluciones

Estas se crean para específicar el motivo de la devolución de una mercancía, en esta opción podrás cargar, editar, buscar y eliminar tipos de devoluciones. Esta opción es usada a la hora de generar documentos referentes a devoluciones de ventas.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de devoluciones
Tipos de devoluciones

Tipos de documentos

En esta opción se cargan los tipos de documentos que genera el sistema tales como: facturas, cuentas por cobrar, cotizaciones, pedidos, guías de despacho, devoluciones de cheques entre otros.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de documentos
Tipos de documentos

Tipos de vendedores

Esta opción te permite clasificar a los vendedores de tu empresa, puedes crear nuevos registros, además de modificar, buscar y eliminar tipos de vendedores que se hayan cargado previamente en el sistema. Los tipos de vendedores son necesarios a la hora de crear un nuevo vendedor en el sistema.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de vendedores
Tipos de vendedores

Transportes

Esta opción te permite la creación de los diversos tipos de transportes que se utilizarán para el envío de la mercancía solicitada por los clientes. El formulario te permite completar datos como: Esta opción es de gran importancia a la hora de crear documentos como facturas, cotizaciones, pedidos, entre otros.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Transportes
Transportes

Zonas

Mediante esta opción es posible crear las zonas de ubicación de clientes, vendedores o proveedores, las zonas pueden ser creadas o usadas en otros módulos de eFactory, para cargar una nueva zona en el sistema debes completar al menos los siguientes datos: El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Zonas
Zonas

Países

Mediante esta opción puedes incluir los países de ubicación de tus clientes o vendedores.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Paises
Países

Estados

Mediante esta opción puedes incluir los estados de los paises de ubicación de tus clientes o vendedores.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Estados
Estados

Ciudades

Mediante esta opción puedes incluir las ciudades de los países donde se encuentran ubicados tus clientes o vendedores.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Ciudades
Ciudades

Agrupaciones

Mediante esta opción podrás crear las agrupaciones en las que incluirás a tus clientes, para crear una nueva agrupación sólo deben ingresar datos como: Código y nombre, además puedes indicar en qué formularios será usada la agrupación y seleccionar el grupo al que pertenecerá. Para asignar un grupo a un cliente, artículo, proveedor u otro, sólo debes ingresar en la pestaña de 'Avanzado' y seleccionar la opción Agrupaciones.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Agrupaciones
Agrupaciones

Canales

Mediante esta opción puedes agregar, editar, buscar y eliminar canales de venta de tu empresa.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Canales
Canales

Operadores

Esta opción te permite cargar los diversos operadores con los que cuenta tu empresa, puedes también modificar, buscar y eliminar registros existentes.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Operadores
Operadores

Descuentos Comerciales por Ventas

Mediatne esta opción podrás realizar descuentos a tus clientes cuando realicen compras de una cantidad determinada de artículos. Aquí podrás cargar nuevos descuentos, además de modificar, buscar y eliminar registros existentes.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Descuentos Comerciales por Ventas
Descuentos Comerciales por Ventas

Reportes


Sección Actualizaciones
Sección Reportes

Como se puede apreciar en la imagen las opciones de este módulo que tienen disponibles reportes son las siguientes:

Cada una de estas opciones tiene una lista de reportes asociados, como se vió en la descripción de cada sección, sin embargo aún falta por listar las opciones que se muestran a continuación:

Reportes de Análisis y estadísticas de ventas

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Reportes de Ganancias

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Reportes de Tablas de ventas

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte: